Call us now:
Saat ini intimate wedding semakin populer dan menjadi pilihan banyak pasangan untuk menggelar acara pernikahan. Namun, tantangan terbesar dari konsep intimate wedding ini adalah cara menghitung tamu agar tetap sesuai kapasitas paket yang dipilih. Paket intimate wedding biasanya hanya berkisar antara 50–300 pax, sehingga perlu strategi matang agar daftar tamu tidak membengkak.
Berikut cara untuk menghitung jumlah tamu intimate wedding agar tidak melebihi batas paketan
Cara Menghitung Tamu Intimate dengan Tentukan Konsep dan Kapasitas Sejak Awal
Sebelum membuat daftar tamu, pastikan kamu sudah sepakat mengenai:
- jumlah maksimum tamu
- konsep acara (intimate, private, family-only, semi-formal, dll.)
- siapa saja yang wajib hadir
Keputusan di awal akan menjadi “aturan dasar” agar daftar tamu tidak berubah-ubah di tengah jalan.
Cara Menghitung Tamu dan Detail Paket Intimate Wedding
Setiap venue atau wedding organizer memiliki aturan berbeda mengenai jumlah tamu. Pastikan kamu tahu dengan jelas peraturannya seperti :
- jumlah tamu maksimal dalam setiap paket
- apakah vendor termasuk dalam hitungan pax
- apakah anak kecil dihitung sebagai 1 pax
- apakah ada biaya tambahan jika tamu yang datang melebihi kuota
Dengan mengetahui detail ini, kamu tidak akan terjebak biaya tambahan di luar rencana.
Menghitung Tamu Intimate Wedding dengan Sistem Prioritas
Dengan membuat daftar tamu, akan meminimalisir kelebihan jumlah tamu yang hadir, berikut cara membuat daftar tamu :
1. Menghitung Tamu Kategori Wajib Hadir
Dalam kategori ini ada beberapa orang yang wajib hadir seperti :
- keluarga inti
- sahabat sangat dekat
- orang yang berperan penting dalam perjalanan hubungan
2. Menghitung Tamu Kategori Diundang jika Masih Ada Kuota
Dalam kategori ini tamu yang diundang apabilah masih ada tersisa jumlah kuota yang tersedia dalam paketan :
- keluarga besar
- teman lama
- rekan kerja tertentu
3. Menghitung Tamu Kategori Opsional
Mereka yang tidak wajib hadir, tetapi kamu tetap ingin undang jika kondisi memungkinkan. Dengan sistem ini, kamu dapat menyusun daftar tamu secara objektif dan tidak emosional.
4. Komunikasi Terbuka dengan Keluarga
Banyak pasangan yang terbebani karena keluarga diam-diam menambah daftar tamu yang menjadikan over dari batas kuota.
Untuk menghindari hal ini:
- adakan pertemuan khusus dengan orang tua dari kedua pihak
- jelaskan konsep intimate wedding (dan alasannya)
- minta mereka menyusun daftar tamu sesuai kuota
- Setujui dan bahas “Jatah Tamu keluarga”
Komunikasi yang jelas akan mencegah penambahan nama tamu mendadakan menjelang hari H.
5. Batasi Plus-One dan Undangan Keluarga Besar
Plus-one adalah salah satu penyebab jumlah tamu tiba-tiba membengkak.
cara mengatasi plus-one :
- tulis nama penerima undangan dengan spesifik
- hindari kalimat “dan keluarga”
- cantumkan batasan secara sopan di undangan digital
- komunikasikan sejak awal bahwa acara bersifat intimate
Contohnya seperti :
“Mohon maaf, undangan berlaku untuk 1 orang karena keterbatasan kapasitas venue.” hal ini sangat umum di cantumkan dalam undangan intimate wedding.
6. Menghitung Tamu dan Gunakan Sistem RSVP yang Terstruktur
RSVP adalah alat penting agar perhitungan tamu tetap akurat dan tidak melebihi batas.
Gunakan RSVP seperti :
- Google Form
- fitur RSVP undangan digital
- WhatsApp dengan template jawaban
Tetapkan deadline RSVP, misalnya H-14.
Semakin cepat kamu mendapat data, semakin mudah kamu menyusun daftar final tamu yang akan hadir.
7. Siapkan Daftar Cadangan Tamu Undangan
Selalu ada kemungkinan tamu yang sudah di undang berhalangan untuk hadir, karena itu siapkan daftar cadangan berisi tamu dari kategori B.
Contohnya:
Jika paket 150 pax → buatlah cadangan sebanyak 5–10 orang.
Daftar cadangan ini hanya dikirim setelah melihat siapa yang tidak hadir berdasarkan data di RSVP.
8. Menghitung Tamu Sesuaikan dengan Layout dan Kapasitas Venue
Venue intimate wedding biasanya memiliki ruang yang terbatas, pastikan layout yang tersedia sesuai dengan jumlah kursi tamu seperti :
- sesuaikan dengan jumlah kursi yang tersedia
- tidak memaksakan tambahan kursi
- tetap nyaman dan tidak terlalu padat
Dengan mengetahui kapasitas sebenarnya, Pastikan Anda tidak menambahkan jumlah tamu lagi.
9. Perbarui Perhitungan Daftar Tamu Secara Konsisten
Dengan sering memperbarui daftar membuat acara di hari H terasa maksimal. buat dokumen khusus seperti :
- daftar tamu
- kategori prioritas
- status RSVP
- pengganti dari daftar cadangan jika tamu yang diundang berhalangan hadir
Perbarui setiap hari sebelum hari H tiba agar kamu tahu posisi jumlah tamu secara real time.
10. Cara Menghitung Tamu Intimate Tetap Konsisten dan Jangan Goyah
Konsep Intimate wedding akan terasa istimewa jika tamu yang hadir memang orang-orang inti yang dekat dengan anda dan pasangan. Semakin sedikit tamu yang hadir, semakin banyak waktu kamu untuk berinteraksi dan menikmati hangatnya momen istimewa Anda.
Mengatur tamu intimate wedding memang membutuhkan ketegasan, perencanaan, dan komunikasi yang jelas. Namun dengan strategi yang tepat, kamu bisa membuat acara lebih hangat, rapi, dan tetap sesuai kapasitas paket tanpa biaya tambahan.
Bersama Raden WO, Anda tidak akan merasa kebingungan untuk cara menghitung tamu intimate wedding. Untuk informasi lebih lanjut mengenai reservasi atau layanan Raden Wedding Organizer lainnya hubungi kontak, alamat dan sosial media di bawah ini :
Kontak : 081222002529 (WhatsApp)
Website : Raden Wedding Organizer
Alamat Kantor : Jl. Sumadikara No 27 Rt 01 Rw 01 Desa Cikadu Kec. Situraja Kabupaten Suemdang
Instagram : radenweddingorganizer_
Tiktok : Raden Wedding Organizer
Apakah Anda salah satu pelaku usaha yang ingin meningkatkan krebidibilitas bisnis Anda dengan menggunakan website. Langsung saja hubungi layanan Jasa Pembuatan Website klik (CVTCECH.id)